Podstawą sprawnego działania każdego przedsiębiorstwa jest prawidłowy obieg dokumentów w firmie – faktury, umowy oraz ważne akta powinny być szybko przekazywane odpowiednim osobom, a związane z nimi zadania realizowane w terminie. Dużą pomocą są usługi wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów – na czym polegają i dlaczego warto się na nie zdecydować?
Elektroniczny obieg dokumentów – jak działa system?
Obieg dokumentów w firmie powinien odbywać się sprawnie, od przekazania ich odpowiednim osobom do wykonania związanego z nimi zadania w określonym terminie. W większych firmach dopilnowanie, by wszystkie działania zostały wykonane zgodnie z narzuconymi procedurami, może być trudne, a niedopatrzenia na tym polu mogą nieść przykre dla firmy konsekwencje. Z tego względu warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów, czyli specjalną usługę dla przedsiębiorców, znacznie usprawniającą realizację wszystkich zadań, związanych z dokumentacją.
Elektroniczny obieg dokumentów oznacza wdrożenie specjalnego systemu, w którym dostępne będą cyfrowe wersje faktur, umów oraz ważnych akt. Dzięki temu dostęp do całej dokumentacji firmowej będzie znacznie ułatwiony i usprawniony. Dodatkowo umożliwi stałą kontrolę statusu wszystkich dokumentów, włącznie z zawiadomieniem o upływie terminu wykonania dotyczących ich działań.
Firma zajmująca się wdrażaniem tego typu rozwiązań oferuje pomoc na każdym etapie wprowadzania i działania systemu – od przygotowania go pod wymagania i potrzeby danego przedsiębiorstwa po skanowanie dokumentów i ich digitalizację, by mogły być dostępne na komputerach i urządzeniach mobilnych. Ponadto można także liczyć na przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w formie papierowej w nowoczesnym archiwum.
W jakiej firmie sprawdzi się elektroniczny obieg dokumentów?
Unowocześniony obieg dokumentów w firmie to przykład usługi, która sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie. Znacznie usprawnia on działanie firmy oraz pozwala na łatwiejsze monitorowanie działań pracowników, związanych z dokumentacją i wynikającymi z niej zadaniami. Chroni przed opóźnieniami w płatnościach, realizacjach zleceń oraz innych znaczących czynnościach.
Przykłady wdrożenia elektronicznego obiegu to: obieg faktur i innych dokumentów finansowych, obieg wniosków reklamacyjnych, obieg dokumentacji kadrowej, w tym wniosków urlopowych, obieg dokumentacji wychodzącej i przychodzącej.
Korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie
Obieg dokumentów firmowych staje się znacznie bardziej skuteczny i efektywny dzięki zautomatyzowaniu całej operacji z pomocą profesjonalnego, elektronicznego systemu. Takie rozwiązanie przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści – do najważniejszych z nich zalicza się:
- oszczędność czasu – osoby upoważnione mają ułatwiony dostęp do potrzebnych dokumentów z poziomu komputera lub urządzeń mobilnych, dzięki czemu nie muszą czekać na ich przekazanie z archiwum,
- uporządkowanie dokumentacji – wszystkie potrzebne dokumenty są skanowane i jednolicie opisane, dzięki czemu z łatwością można je znaleźć,
- zabezpieczenie firmy przed utratą dokumentacji – dokumenty w wersji cyfrowej są bezpieczne, nie grozi im zniszczenie ani zawieruszenie się,
- stała kontrola nad dokumentacją oraz związanymi z nią zadaniami – upoważnione osoby mają stały wgląd do statusu każdego dokumentu.
