Rozważasz opcję wdrożenia systemu CRM i szukasz sposobu na rozwiązanie problemów w swojej firmie? Ten artykuł pokaże Ci, w jaki sposób GoNet CRM może usprawnić kluczowe obszary Twojej organizacji.
Z jakimi problemami borykają się firmy takie jak Twoja?
Jako producent oprogramowania CRM, regularnie otrzymujemy liczne zapytania od firm, które pytają, jak nasze oprogramowanie może pomóc w ich codziennych wyzwaniach. Jakie problemy są najczęściej wymieniane?
- Bałagan w bazie klientów;
- Brak uporządkowanej historii współpracy z klientami i partnerami;
- Rozproszona, nieskuteczna komunikacja wewnątrz zespołów;
- Nieefektywne wykorzystanie czasu pracy zespołu;
- Brak transparentności w działaniach pracowników i trudności w ocenie ich wyników;
- Brak dostępu do aktualnych danych o produktach, cenach i stanach magazynowych;
- Problemy z zastępowaniem pracowników w czasie ich nieobecności;
- Długi i skomplikowany proces wdrażania nowych pracowników,
- i wiele innych problemów, które obciążają sprawne działanie firm.
Jeśli na powyższej liście znalazłeś choć jeden problem będący bliski Twojej organizacji, zobacz które z poniższych funkcji i możliwości GoNet CRM pomogą Ci go rozwiązać.
Zarządzanie danymi o kontrahentach
Dane o kontrahentach to wszelkie informacje, które mogą być przydatne podczas współpracy, takie jak:
- dane kontaktowe (adresy, numery telefonów, osoby do kontaktu),
- dane rejestrowe (NIP, REGON, właściwy Urząd Skarbowy),
- rodzaj kontrahenta (np. klient, dostawca, partner biznesowy),
- status (np. aktywny klient, stały kontrahent),
- przyporządkowanie do grup i podgrup (np. według branży),
- oraz specyficzne informacje, jak grupy cenowe czy źródło pozyskania klienta.
System CRM oferuje elastyczność, umożliwiając tworzenie dodatkowych pól, które pozwalają przechowywać unikalne informacje, niewystępujące w standardowej konfiguracji.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi wprowadzanie danych jest szybkie i proste. System pozwala również na importowanie danych z innych źródeł, takich jak pliki Excel, co ułatwia migrację z wcześniej używanych baz.
Zgromadzone informacje można łatwo wyszukiwać i filtrować. Na przykład, można:
- błyskawicznie znaleźć kontrahenta po nazwie, NIP-ie czy numerze telefonu,
- wyświetlić klientów z określonej grupy, np. aktywnych lub według źródła pozyskania,
- tworzyć grupowania według różnych kryteriów, jak status, adres lub zidentyfikować kluczowych klientów, z którymi nie było kontaktu przez ostatni miesiąc.
Historia kontaktów z klientem
W codziennej współpracy z klientami kluczowe jest, aby pamiętać o wszystkich ważnych ustaleniach.
System GoNet CRM znacząco ułatwia to zadanie. Dzięki funkcji korespondencji, można przy każdym kontrahencie zapisywać istotne informacje, takie jak:
- notatki ze spotkań,
- ustalenia z rozmów telefonicznych,
- wiadomości SMS lub e-mail,
- terminy spotkań.
Dzięki regularnemu wprowadzaniu danych można szybko sprawdzić, co i kiedy zostało uzgodnione z danym klientem, w jakiej formie miała miejsce komunikacja oraz który z pracowników był odpowiedzialny za kontakt.
Każdy rodzaj korespondencji można powiązać zarówno z konkretnym kontrahentem, jak i z projektem lub jego etapem, który został zdefiniowany w systemie. System umożliwia również precyzyjne określenie daty, godziny oraz czasu trwania kontaktu. Oprócz tego każda korespondencja może zawierać opis treści oraz załączniki w formie plików, które są związane z danym kontaktem.
Zarządzanie zadaniami
Efektywne zarządzanie czasem pracy to wyzwanie dla każdej firmy. Aby to uprościć, system GoNet CRM oferuje szereg funkcji wspierających pracę zadaniową. Kluczowe możliwości obejmują:
- dodawanie zadań powiązanych z konkretnym kontrahentem, korespondencją lub projektem,
- przeglądanie zadań w intuicyjnym, graficznym widoku, np. „moje zadania na dziś”,
- tworzenie zadań cyklicznych, które pojawiają się regularnie w określonych odstępach czasu. Po uruchomieniu systemu, każdy użytkownik widzi swoje zadania do wykonania,
- automatyczne generowanie zadań, np. przypomnienia o kontakcie po dodaniu nowego klienta,
- ustawianie przypomnień o zbliżających się zadaniach, np. w formie komunikatu, SMS-a lub e-maila,
- oznaczanie stanu realizacji zadań, np. częściowo wykonanych.
Dzięki systemowi zadań i przypomnień w GoNet CRM organizacja pracy staje się bardziej efektywna. Zarządzający mają także narzędzie do dokładnego monitorowania realizacji zadań przez poszczególnych pracowników.
Elektroniczny obieg dokumentów
Współpraca z wieloma firmami generuje dużą ilość dokumentacji, co z czasem może prowadzić do trudności w jej zarządzaniu. Elektroniczny rejestr dokumentów pozwala na standaryzację wzorców dokumentów w firmie, dzięki czemu wszystkie oferty wysyłane do klientów, niezależnie od autora, mają na przykład spójną szatę graficzną.
Oprogramowanie GoNet CRM zostało zaprojektowane z myślą o efektywnej organizacji dokumentów. Podstawowe funkcje systemu obejmują:
- stworzenie „wirtualnej szafy”, w której wszyscy uprawnieni pracownicy mają dostęp do kluczowych plików (takich jak cenniki, instrukcje czy katalogi),
- możliwość zapisywania dokumentów w różnych formatach (np. doc, pdf, xls),
- przypisywanie dokumentów do konkretnego klienta, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie, np. wysłanych ofert,
- tworzenie jednolitych, estetycznych dokumentów na bazie przygotowanych wcześniej szablonów (np. oferty, zamówienia, faktury pro forma),
- ustawianie dat ważności dla dokumentów (np. oferta promocyjna ważna do określonego terminu),
- nadawanie grupowych uprawnień do dokumentów, co pozwala kontrolować, które działy lub pracownicy mają dostęp do określonych plików,
- dodawanie i zapisywanie załączników bezpośrednio do i z wiadomości e-mail.
Wszystkie procedury zarządzania dokumentami w GoNet CRM są zgodne ze standardami ISO, co pozwala firmom posiadającym certyfikaty ISO przenieść swoje dokumenty do systemu. Dzięki temu zmniejsza się potrzeba drukowania, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych. Zgodnie z wymogami ISO, dostęp do dokumentów jest przyznawany na podstawie odpowiednich uprawnień.
Załączniki można również przeglądać bezpośrednio w kartotekach kontrahenta i projektu, co umożliwia szybki dostęp do wszystkich dokumentów związanych z danym klientem, z podziałem na źródło pochodzenia.
Raporty sprzedażowe
Jednym z kluczowych elementów systemu CRM są zaawansowane funkcje raportowania, które stanowią niezastąpione narzędzie do monitorowania i analizowania wyników sprzedaży. Dzięki tym możliwościom handlowcy mogą szybko zidentyfikować, którzy klienci generują największe zyski, co pozwala skupić się na tych, którzy wymagają większej uwagi.
Raporty dostarczają również informacji o najczęstszych przyczynach utraty szans sprzedażowych oraz pomagają wykryć wąskie gardła w procesie sprzedaży. Przykładowe raporty, które mogą okazać się przydatne dla każdej firmy, to:
- raport braku aktywności, który wskazuje klientów, z którymi nie było kontaktu przez ustalony czas,
- raport skuteczności handlowców, zawierający zestawienie sprzedaży według poszczególnych członków zespołu sprzedażowego,
- statystyka zadań, pokazująca liczbę wykonanych zadań przez pracowników w danym okresie.
Wszystkie raporty mogą być łatwo wydrukowane lub zapisane w formacie PDF. System umożliwia również automatyczne generowanie raportów, np. pod koniec miesiąca, z opcją ich automatycznej wysyłki na wybrany adres e-mail.
Dodatkowo, GoNet CRM posiada rozbudowany mechanizm grupowania danych, dostępny w każdym rejestrze. Pozwala on na dowolne zestawianie informacji według różnych kryteriów, co umożliwia tworzenie szczegółowych analiz i raportów dostosowanych do specyficznych potrzeb firmy.
Plany i prowizje
Dzięki modułowi planów w systemie możemy tworzyć zarówno grupowe, jak i indywidualne plany obejmujące istotne dane wprowadzone do CRM, takie jak aktywność pracowników, realizacja zadań czy osiągnięte wyniki sprzedażowe.
Każdy plan może być wzbogacony o system premiowy, który automatycznie obliczy wynagrodzenie za jego realizację. System umożliwia naliczanie premii zarówno dla całych zespołów za wykonanie planów grupowych, jak i dla poszczególnych pracowników, którzy osiągnęli swoje indywidualne cele.
Dzięki możliwości powiązania głównego planu z dodatkowymi warunkami można tworzyć zaawansowane mechanizmy premiowania, uzależniając wypłatę premii od spełnienia kilku czynników. Ponadto, do każdego planu można przypisać specjalne mnożniki, które będą wpływały na przeliczenie wysokości premii dla pracownika.
Główne zalety modułu planów i prowizji:
- ustalanie celów grupowych i indywidualnych, co wspiera rozwój firmy,
- możliwość bieżącego monitorowania przez pracowników postępów w realizacji celów oraz premii za ich osiągnięcie,
- szybki wgląd w realizację planów, co umożliwia natychmiastowe reagowanie na zmiany,
- jasność i przejrzystość stawianych przed zespołem celów, które można na bieżąco śledzić,
- możliwość tworzenia elastycznych systemów premiowych, które są automatycznie przeliczane, co pozytywnie wpływa na motywację zespołu sprzedażowego,
- pełna swoboda w projektowaniu planów, obejmująca możliwość definiowania algorytmów i dodatkowych warunków, zgodnie z potrzebami firmy.
System GoNet CRM rozwiązuje wiele problemów, z jakimi borykają się firmy, takich jak chaos w bazie klientów, brak uporządkowanej historii współpracy, czy rozproszona komunikacja. GoNet CRM umożliwia sprawne zarządzanie danymi o kontrahentach, pełną historią kontaktów, oraz efektywną organizację zadań dzięki funkcjom planowania, automatycznym przypomnieniom i raportowaniu.
System oferuje także zaawansowany moduł do obsługi dokumentów, zapewniając elektroniczny obieg plików zgodny z normami ISO. Dodatkowo GoNet CRM umożliwia tworzenie szczegółowych raportów sprzedażowych, co pozwala na bieżąco monitorować wyniki i optymalizować działania.
Moduł planów i prowizji pozwala na ustalanie celów indywidualnych i grupowych oraz automatyczne obliczanie premii za ich realizację, co sprzyja lepszej motywacji zespołu i osiąganiu wyników. System oferuje elastyczność, która pomaga firmom w efektywnym zarządzaniu i realizacji celów biznesowych.
