Archiwum Państwowe w Białymstoku - kontakt, godziny, informacje

Archiwum Państwowe w Białymstoku przechowuje materiały archiwalne, w tym dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów pracy. Mieszkańcy mogą tu zamówić kwerendę, uzyskać kopie i odpisy dokumentów albo skorzystać z akt na miejscu w pracowni naukowej. Główna siedziba mieści się przy ul. Adama Mickiewicza 101 w Białymstoku, a dodatkowo działa oddział zamiejscowy w Łomży przy al. Legionów 36; obecna siedziba w Białymstoku funkcjonuje od 2018 roku.

Najważniejsze sprawy

• Szukasz dokumentacji po byłym pracodawcy, świadectw pracy albo zaświadczenia o wynagrodzeniu — zacznij od Oddziału I – Ewidencji, Informacji i Udostępniania materiałów archiwalnych.
• Chcesz zamówić kopię, odpis, skan albo fotografię dokumentu — sprawę prowadzi Oddział I, a wnioski przyjmuje też sekretariat.
• Chcesz korzystać z akt na miejscu — potrzebna jest pracownia naukowa i wcześniejsze zgłoszenie użytkownika.
• Potrzebujesz informacji, czy dana instytucja ma akta w zasobie archiwum — pomaga Oddział I oraz lista zakładów i instytucji, których dokumentacja jest przechowywana w archiwum.
• Sprawy nadzoru archiwalnego prowadzi Oddział III – Nadzoru Archiwalnego.

Kontakt i godziny

Białystok, siedziba główna

Archiwum Państwowe w Białymstoku ul. Adama Mickiewicza 101, 15-257 Białystok

• Centrala / sekretariat: 857 435 603

• Fax: 857 435 655

• e-mail: [email protected]

• Godziny pracy siedziby (centrala):

• poniedziałek: 7:30–18:00

• wtorek–piątek: 7:30–15:30

Komórki organizacyjne dostępne przez centralę w tych samych godzinach:

• Oddział I – Ewidencji, Informacji i Udostępniania materiałów archiwalnych — wewn. 6
• Oddział II – Opracowania Zasobu — wewn. 4
• Oddział III – Nadzoru Archiwalnego — 856 537 761
• Pozostałe połączenia wewnętrzne (np. obsługa organizacyjna): wewn. 8, wewn. 3, wewn. 7

Pracownia naukowa

• Telefon: 857 435 603
• Godziny udostępniania akt na miejscu:
• poniedziałek: 10:30–17:30
• wtorek–piątek: 8:00–15:00

Przed skorzystaniem z akt na miejscu trzeba wcześniej wypełnić zgłoszenie użytkownika — na miejscu albo elektronicznie.

Oddział zamiejscowy w Łomży

Archiwum Państwowe w Białymstoku, Oddział zamiejscowy w Łomży ul. Aleja Legionów 36, 18-400 Łomża

• Telefon: 864 735 301

• E-mail: [email protected]

• Godziny pracy:

• poniedziałek: 7:30–18:00

• wtorek–piątek: 7:30–15:30

Obsługa interesantów odbywa się na parterze.

Dokumentacja pracownicza i kopie

Archiwum prowadzi wyszukiwanie materiałów archiwalnych, kwerendy oraz sporządza kopie materiałów z własnego zasobu. W praktyce oznacza to m.in.:

• kserokopie,
• wydruki,
• skany,
• fotografie cyfrowe,
• kopie i odpisy dokumentacji osobowo-płacowej przechowywanej jako dokumentacja o czasowym okresie przechowywania, czyli kat. B.

Dokumentacja osobowo-płacowa ma okres przechowywania 50 lat od ustania stosunku pracy.

Żeby uzyskać uwierzytelnione kopie dokumentacji osobowo-płacowej:

• trzeba wypełnić wniosek,
• jeśli składasz sprawę w imieniu innej osoby, dołączasz podpisane przez nią upoważnienie,
• do archiwum należy dostarczyć oryginał podpisanego wniosku,
• wnioski podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogą być złożone elektronicznie,
• skan podpisanego wniosku nie jest realizowany.

Jeśli chcesz korzystać z dokumentacji na miejscu, trzeba dodatkowo wypełnić zgłoszenie użytkownika.

Sprawy można załatwiać także:

• korespondencyjnie,
• mailowo,
• przez ePUAP.

Zamówienia są realizowane zgodnie z kolejnością zgłoszeń. Możliwe jest też wcześniejsze wykonanie zamówienia za dopłatą w wysokości 100% kosztów zamówienia, jeśli archiwum ma takie możliwości techniczne.

Najważniejsze opłaty

Za dokumentację osobowo-płacową archiwum pobiera:

• 30 zł — kopia świadectwa pracy,
• 7 zł — kopia innego dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia,
• 7 zł — kopia każdej karty kartoteki zarobkowej lub zasiłkowej albo strony listy płac,
• 61 zł — odpis świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę,
• 14 zł — odpis innego dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę,
• 7 zł — odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia.

Łączna opłata za jedno zamówienie nie może przekroczyć 350 zł.

Dla spraw urzędowych zamawianych przez sądy, prokuraturę, polskie urzędy konsularne i organy władzy publicznej kopie oraz odpisy są wykonywane nieodpłatnie. Nieodpłatne są też sprawy emerytalno-rentowe.

Do kosztów mogą być doliczane koszty wysyłki:

• 6 zł — dla odbiorców w Polsce,
• 16 zł — dla odbiorców poza Polską.

Archiwum wysyła zamówienia przesyłką poleconą.

Kwerendy są rozliczane według cennika:

• 20 zł za każde rozpoczęte 0,5 godziny — maszynopis lub druk w języku polskim,
• 25 zł za każde rozpoczęte 0,5 godziny — rękopis w języku polskim,
• 25 zł za każde rozpoczęte 0,5 godziny — maszynopis lub druk w języku obcym,
• 30 zł za każde rozpoczęte 0,5 godziny — rękopis w języku obcym.

Aktualne ceny na oficjalnej stronie instytucji.

Lokalizacja i dojazd

Białystok

Wejście do budynku przy ul. Adama Mickiewicza 101 znajduje się od strony tej ulicy. Strefa publiczna na parterze jest dostępna bezpośrednio z zewnątrz, a dojście prowadzi przez odpowiednio ukształtowany chodnik. W budynku działa winda dla osób z niepełnosprawnością ruchową, a interesanci są obsługiwani na parterze. Punkt informacyjny, sala wystawiennicza i pracownia naukowa znajdują się na poziomie 0.

Na parterze znajduje się też ogólnodostępna toaleta dla osób z niepełnosprawnością.

Przed budynkiem jest parking z wydzielonym miejscem dla osób niepełnosprawnych. Z parkingu można dojść do budynku także za pomocą windy. Do budynku i jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym.

Najbliższe przystanki autobusowe:

• Adama Mickiewicza — linia 19
• Wiewiórcza — linia 4

Łomża

Wejście do oddziału w Łomży znajduje się od strony ul. Dmowskiego. Strefa publiczna mieści się na parterze, a interesanci są obsługiwani wyłącznie na parterze. Obok budynku znajduje się parking z wydzielonym miejscem dla osób niepełnosprawnych. Do budynku można wejść z psem asystującym.

W budynku znajduje się ogólnodostępna toaleta dla osób z niepełnosprawnością (na parterze).

W pobliżu są:

• dworzec autobusowy przy ul. Aleja Legionów 50 — ok. 200 m,
• przystanek MPK Aleja Legionów 13 — ok. 150 m; linie 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 12 i 18.

W budynku nie ma możliwości skorzystania z tłumacza języka migowego na miejscu ani online. Sprawy można jednak załatwiać listownie lub mailowo.

Gdzie mogą być dokumenty pracownicze

Jeśli szukasz dokumentacji po dawnym zakładzie pracy, najważniejsze są:

• pełna nazwa zakładu,
• jego adres,
• miejsce w strukturze organizacyjnej.

Jeżeli zakład nadal istnieje, najprościej zwrócić się do niego. Jeśli już nie działa, dokumentacja mogła trafić do:

• następcy prawnego,
• organu nadrzędnego lub założycielskiego,
• ZUS — gdy firma zatrudniała mniej niż 20 osób,
• prywatnej firmy przechowującej dokumentację.

Archiwum prowadzi też listę zakładów pracy i instytucji, których dokumentacja jest przechowywana w archiwum, oraz bazę miejsc przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej. W zasobie są dokumenty wielu zakładów i instytucji z Białegostoku, Łomży, Grajewa, Sokółki, Bielska Podlaskiego oraz innych miejscowości, a także zbiory przejęte z Archiwum Państwowego w Siedlcach i w Płocku.

Jak złożyć wniosek

Najprościej:

• wypełnić wniosek o wydanie kopii dokumentacji,
• dołączyć upoważnienie, jeśli działasz w imieniu innej osoby,
• dostarczyć oryginał podpisanego wniosku,
• wysłać go listownie albo złożyć elektronicznie przez ePUAP.

Jeśli chcesz korzystać z akt na miejscu, wcześniej dołączasz także zgłoszenie użytkownika.

Archiwum wykonuje kopie z materiałów archiwalnych w postaci kserokopii, wydruków, skanów i fotografii cyfrowych. Nie wykonuje jednak kserokopii z fotografii, pergaminów, kruchego lub zniszczonego papieru ani z materiałów archiwalnych i bibliotecznych wytworzonych do 1918 roku włącznie — wtedy możliwe są skany lub fotografie cyfrowe.

FAQ

1. Gdzie mieści się Archiwum Państwowe w Białymstoku?

• W Białymstoku przy ul. Adama Mickiewicza 101, 15-257 Białystok.

2. Gdzie działa oddział w Łomży?

• Przy ul. Aleja Legionów 36, 18-400 Łomża.

3. Jaki jest telefon do archiwum?

• Centrala w Białymstoku: 857 435 603
• Oddział w Łomży: 864 735 301
• Oddział III – Nadzoru Archiwalnego: 856 537 761.

4. Jakie są godziny otwarcia archiwum?

• Białystok i Łomża: poniedziałek 7:30–18:00, wtorek–piątek 7:30–15:30; pracownia naukowa w Białymstoku: poniedziałek 10:30–17:30, wtorek–piątek 8:00–15:00.

5. Jak uzyskać kopię dokumentacji pracowniczej?

• Trzeba wypełnić wniosek, a jeśli działasz w czyimś imieniu, dołączyć upoważnienie; do archiwum należy przekazać oryginał podpisanego wniosku.

6. Czy można złożyć wniosek online?

• Tak, przez ePUAP; sprawy można też załatwiać mailowo albo listownie.

7. Ile kosztuje kopia świadectwa pracy?

• 30 zł; odpis świadectwa pracy kosztuje 61 zł za każdą rozpoczętą stronę.

8. Jak dojechać do siedziby w Białymstoku?

• Najbliżej są przystanki Adama Mickiewicza z linią 19 oraz Wiewiórcza z linią 4.

Materiał źródłowy: strona bialystok.ap.gov.pl. Dane mogą się zmieniać — warto sprawdzić je na oficjalnej stronie.