Audyt przedwykonawczy co to jest i dlaczego warto go przeprowadzić przed wdrożeniem nowych technologii?

Wdrażanie nowych technologii w przedsiębiorstwie to złożony proces, który jest również obarczony pewnym ryzykiem. Bez odpowiedniego przygotowania i planowania inwestycja może nie przynieść oczekiwanych rezultatów lub generować dodatkowe, nieprzewidziane koszty. Dlatego audyt przedwykonawczy jest kluczowym krokiem na drodze do cyfrowej transformacji. Sprawdźmy, jakie korzyści przynosi i dlaczego warto go przeprowadzić.

Czym jest audyt przedwykonawczy?

Audyt przedwykonawczy określany również jako audyt przedwdrożeniowy to kompleksowa analiza potrzeb, możliwości i ograniczeń przedsiębiorstwa w kontekście planowanego wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Jego głównym celem jest uzyskanie pełnego obrazu sytuacji i stworzenie szczegółowej dokumentacji, która stanie się podstawą do dalszych działań.

W przeciwieństwie do tradycyjnie pojmowanych procesów zakupowych inwestycja w systemy informatyczne wymaga precyzyjnego określenia różnego typu wymagań funkcjonalnych i technicznych. Taki audyt pozwala na zgromadzenie informacji niezbędnych do przygotowania zeszytu wymagań, który będzie stanowił bazę do wyboru odpowiedniego rozwiązania i dostawcy.

Kiedy warto przeprowadzić audyt dla przedsiębiorstwa?

Do transformacji cyfrowej należy się optymalnie przygotować. Więcej o audycie przedwykonawczym realizowanym przez explitia przeczytasz na: https://explitia.com/pl/produkty/audyt-przedwykonawczy/ .

Najczęściej wykonuje się go w dwóch scenariuszach:

1. Przed rozpoczęciem procesu zakupowego : wówczas umożliwia opracowanie precyzyjnego zapytania na zaprojektowanie systemu informatycznego. W efekcie powstaje szczegółowy dokument określający wymagania funkcjonalne i techniczne, który znacząco ułatwia porównanie ofert potencjalnych dostawców.
2. Po podpisaniu umowy, a przed rozpoczęciem wdrożenia : w tym przypadku audyt służy doprecyzowaniu niewyjaśnionych obszarów projektu i uzupełnieniu dokumentacji technicznej. Może stanowić podstawę do ewentualnych modyfikacji umowy, aby lepiej odpowiadała rzeczywistym potrzebom.

Kluczowe elementy audytu przedwdrożeniowego

Właściwie przeprowadzony audyt przedwykonawczy powinien obejmować analizę wielu aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Wymieńmy kilka z nich:

• Identyfikację rozwiązań IT, które mają wchodzić w skład projektu,
• Określenie liczby maszyn, z którymi system ma współpracować,
• Identyfikację dostępnych źródeł danych,
• Analizę istniejących sterowników w maszynach i możliwości pozyskiwania z nich danych,
• Sprawdzenie sposobu działania systemu ERP i innych typów wykorzystywanego oprogramowania,
• Określenie planów rozwojowych przedsiębiorstwa, które mogą wpływać na wymagania wobec wdrażanego systemu.

Korzyści z przeprowadzenia audytu przedwdrożeniowego

Inwestycja w profesjonalny audyt przedwykonawczy to najlepsze zabezpieczenie przed potencjalnymi problemami podczas samego wdrożenia. Korzyści jest jednak zdecydowanie więcej:

• Optymalizacja kosztów precyzyjne określenie zakresu prac pozwala uniknąć niespodziewanych wydatków w trakcie realizacji projektu.
• Sprawniejszy proces wdrożenia dzięki jasnemu określeniu celów i oczekiwań wobec systemu wdrożenie przebiega zdecydowanie sprawniej.
• Łatwiejsze porównanie ofert dostawców można to zrobić na podstawie ujednoliconych kryteriów zawartych w zeszycie wymagań.
• Możliwość etapowego wdrażania i rozwijania systemu dzięki opracowaniu długofalowej strategii cyfryzacji podzielenie wdrożenia na etapy jest łatwiejsze.

Co szczególnie istotne, audyt przedwykonawczy pozwala także zweryfikować, czy planowane wdrożenie ma uzasadnienie biznesowe i przyniesie oczekiwany zwrot z inwestycji. To sprawdzona wiedza, którą powinna posiadać kadra zarządzająca.