KSeF trafia do urzędu - szkolenie KAS w Łapach o fakturach ustrukturyzowanych

W Ośrodku Przedsiębiorczości w Łapach zebrała się grupa pracowników gminnych, by zmierzyć się z realiami cyfrowego fakturowania. Spotkanie miało praktyczny charakter — zamiast suchych wykładów były ćwiczenia, przykłady i konkretne pytania dotyczące codziennej pracy urzędów. To część działań, które mają przygotować samorządy do działania w nowym porządku rozliczeń.

• Spotkanie w Łapach przeszło od wykładu do praktycznych rozwiązań
• Krajowy System e-Faktur w praktyce - czego uczyła KAS

Spotkanie w Łapach przeszło od wykładu do praktycznych rozwiązań

W sali Ośrodka Przedsiębiorczości przy ul. Sikorskiego 22a przedstawicielka Podlaskiej Krajowej Administracji Skarbowej poprowadziła szkolenie dla pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Łapy. Zamiast ogólników uczestnicy dostali instrukcje „od kuchni” — jak w praktyce wystawiać, odbierać i nadzorować faktury w nowym formacie.

Poruszono między innymi:

• zasady wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• zarządzanie uprawnieniami w systemie i bezpieczne nadawanie dostępu pracownikom,
• analizę wewnętrznych obiegów dokumentów i sposoby ich dopasowania do wymogów cyfrowych.

Sala była miejscem merytorycznej dyskusji — przedstawiciele gminy zadawali konkretne pytania o przypadki występujące w jednostkach samorządowych. Szkolenie zostało zorganizowane na zaproszenie Urzędu Miejskiego w Łapach i wpisuje się w szersze działania edukacyjne prowadzane przez KAS.

“Wsparcie techniczne i merytoryczne ze strony KAS to kluczowy element, który pozwala oswoić zmiany technologiczne. Cieszymy się, że pracownicy Gminy Łapy tak aktywnie podeszli do tematu cyfryzacji”

— Anna Jakoniuk, Izba Administracji Skarbowej w Białymstoku

Krajowy System e-Faktur w praktyce - czego uczyła KAS

Szkolenie miało na celu przełożenie nowych przepisów na konkretną codzienność urzędu. Dla pracowników oznacza to nie tylko poznanie formatu plików, lecz również decyzje organizacyjne — kto w urzędzie będzie wystawiał faktury, kto zatwierdza dokumenty i jak zabezpieczyć dostęp do danych.

Co warto mieć na uwadze po takim spotkaniu:

• uporządkowanie przydziału ról i uprawnień w systemie KSeF,
• przejrzenie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów i wprowadzenie zmian tam, gdzie papierowy proces koliduje z cyfrowym,
• zaplanowanie dodatkowych szkoleń dla jednostek gminnych i kontrahentów.

Dla mieszkańców i dostawców oznacza to zwykle szybsze rozliczenia i mniejszą liczbę papierowych dokumentów. Jeśli ktoś współpracuje finansowo z urzędem, warto sprawdzić, czy faktury będą od teraz przesyłane przez KSeF i czy jego system księgowy obsługuje format ustrukturyzowany. Szkolenie w Łapach jest jednym z elementów przygotowań administracji do tej zmiany, prowadzonych przez Krajową Administrację Skarbową i Izbę Administracji Skarbowej w Białymstoku.

na podstawie: Urząd Miejski w Łapach.