Nie da się ukryć, że odpowiednie zorganizowanie konferencji, to projekt niezwykle trudny zarówno pod względem biznesowym, jak i logistycznym. Od osoby, która się tym zajmuje, wymaga się niebywałej odporności na stres, ale też ponadprzeciętnych umiejętności organizacyjnych.
Aktualnie, już nie tylko specjalne centra konferencyjne są atrakcyjnymi obiektami pod organizację różnego rodzaju wydarzeń dla firm. W związku z coraz to nowymi ofertami, hotel na konferencje pod Warszawą staje się bardzo ciekawym rozwiązaniem.
Hotele konferencyjne z odpowiednią lokalizacją i dojazdem
Najlepiej celować w takie miejsca na konferencje, które posiadają łatwy i szybki dojazd oraz nie jest ciężko ich zlokalizować. Najlepsze będą zatem, hotele konferencyjne w stolicy, które są dobrze połączone z komunikacją miejską oraz znajdują się w małej odległości od centrum. To, na jaką lokalizację postawimy, będzie miało też wpływ na wizerunek wydarzenia oraz możliwości rozrywkowe dla uczestników.
Opinie dotyczące hoteli biznesowych – czytać, czy nie czytać?
Praktycznie w każdym wypadku, zdecydowanie warto zapoznać się z opiniami na temat obiektu konferencyjnego, jakie można odnaleźć w sieci. Dostępnych jest wiele źródeł. Sporo możemy dowiedzieć się wchodząc na oficjalne profile danych hoteli na Facebooku, czy też strony WWW.
Jeżeli chodzi o same oceny i opinie, należy podejść do nich z pewnym dystansem. Niektóre sale konferencyjne pod Warszawą, mogą posiadać wiele skrajnych komentarzy, te nad wyraz pochlebne i nienawistne, warto zatem odsiać od reszty. Dobrym pomysłem, będzie też zerknięcie na galerie zdjęć danego obiektu, aby ocenić czy wszystko się nam podoba.
O opinie, nie zaszkodzi zapytać też w grupach na portalach społecznościowych. Istnieje wiele branżowych for, gdzie obecni są ludzie, którzy mają już spore doświadczenie w organizacji konferencji, przy czym mogli już korzystać z oferty konferencji w hotelu, który nas interesuje.
Sale konferencyjne – jak powinny być wyposażone?
Czy to w wypadku centrum konferencyjnego, czy hotelu biznesowego – zawsze wymagane jest odpowiednie zaplecze techniczne. Nie obędzie się bez profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia. Przyda się też zintegrowany projektor, rzutnik, a także stałe, szybkie i bezprzewodowe łącze internetowe.
Nie można zapomnieć też o tym, jak istotna jest wielkość sali. Najlepiej, kiedy jest ona w stanie pomieścić wszystkich uczestników wydarzenia, przy jednoczesnym pozostawieniu pewnej przestrzeni w nadwyżce. Odrobina luzu, zawsze sprzyja warunkom.
Organizacja konferencji – nocleg dla zaproszonych gości
Wszyscy, którzy biorą udział w naszym wydarzeniu, powinni mieć zapewnioną przynajmniej dostępność wynajmu pokoju. Nie zawsze musi być to gwarancja darmowego noclegu. Tę kwestię, najlepiej załatwić już na samym początku rezerwacji, z uwagi na dbałość o naszych gości.
Catering konferencyjny
Obecnie, wymaga się tego, aby wszyscy uczestniczący na konferencjach mogli dokonać wyboru między różnymi zestawami posiłków. Powinny pojawić się propozycje dań wegetariańskich, wegańskich, a nawet bezglutenowych. Każdy organizator poważnej konferencji, zobowiązany jest do zweryfikowania, czy dany hotel posiada w swojej ofercie tego typu catering.
Sala restauracyjna
Smak i jakość potraw to podstawa, jednak źle wypadniemy w oczach gości, kiedy nie zagwarantujemy im odpowiednich warunków do spożycia posiłku. Wybrany przez nas hotel biznesowy, powinien zatem posiadać powierzchnię gastronomiczną, gdzie uczestnicy wydarzenia będą mogli być należycie obsłużeni.
